关于学校文件交换中心试运行的通知

各二级学院、机关各部处室、各直属单位：

为进一步创新工作理念、改进工作作风、畅通服务渠道、提高服务能力，规范和简化文件处理流程，提高文件办理效率，更好地服务全校师生，特别是方便一线教师，学校成立文件交换中心，将于9月3日（星期一）试运行。现将有关事项通知如下：

一、中心地点

行政楼111室。

二、开放时间

工作日：上午8：30—11：50，下午14：30—17：00。

三、交换范围

1．校部部分下发材料：工作通知、工作简报、不涉密的文件、会议纪要、领导批示、批复、文件处理单等。

2．二级学院部分需签审材料：职能部门按程序审批材料、领导签字材料等。二级学院教师需办理审批、报销的，可根据审批内容和报销事项，分别交由二级学院办公室、教学科研办、学工办收集，再由二级学院联络人报送至文件交换中心周转办理。

3．财务处有专门人员轮流值班，可在文件交换中心咨询、办理财务报销相关事宜。财务轮值人员接受各项财务报销财经政策、规章制度的咨询，对报销单据进行预审收单。

4．秘密类文件不在文件交换中心周转。

5．校级印章用印需要经办人本人办理。

四、工作流程

1．文件交换流程：文件交换中心接收、登记各二级学院送件——分拣、整理交换件——到各部门进行文件交换对接——交换件办理——文件交换中心接收各部门交换件——各二级学院取回交换件，并做好回执登记。

2．交换件办理的具体办结时限，按职能部门预先明确的办理工作时限进行。交换件办理完结后，文件交换中心会通过电话或短信平台及时通知送件人。

五、其他要求

1.各部门要简化办事流程，明确办理时限，严格执行文件交换办理流程，指派专人负责文件交换工作，及时接收、处理涉及本部门的文件，确保文件处理工作更加规范、高效。

2.各二级学院办公室、教学科研办、学工办要根据工作职责分工，认真收集、初核本学院教师相关审批、报销事项，再交由二级学院联络人与文件交换中心衔接办理。

3.文件交换中心要做好文件登记工作，做到准确无误，确保文件不丢失、不遗漏。

4.文件交换中心现在仍处于试运行阶段，欢迎大家提出宝贵意见和建议。文件交换中心联系电话：0595-22919086。

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                                         2018年8月30日